Akademik E-Mail Nasıl Hazırlanır sorusunu birçok kişi araştırıyor. Üniversitede görev yapan akademik personellerin en büyük şikayetlerinden biri uygunsuz e-mailler. Her geçen gün üniversiteye gelen yeni nesil öğrenciler, saygı ve sevgi sınırlarını bazen farkına varamadıkları derecede aşıyorlar.
Bir örnek vermem gerekirse, asistanlık yaptığım arkadaşım bir öğrencisinden şu tarzda bir maili aldı: Hocam, benim sınav notunu ne yaptın? Sınavdan kaldıysak söyle. Çok şaşırdığım ve bolca güldüğüm bu maile cevap vermedim.
Akademik E-Mail Hazırlamanın 7 İpucu
Sonrasında hocalarla bir toplantı yaptık ve bu konu hakkında öğrencileri bilgilendirmeye karar vermişler. Ancak bilgilendirmemizin hala bir işe yaramadığını her seferinde kendi gözleri ile görmüşler.
Akademik personellerin, hocaların sizin arkadaşınız olmadığını unutmamalısınız. Mesaj atarken yada mail atarken saygı sınırını aşmamanız gerekiyor. Yalakalık yapmak, mesaj içeriğinde argo kullanmak, gereksiz samimiyet kurmak elbette bu konuya dahildir.
Nazik bir şekilde, saygı ve sevgi çerçevesinde yazılan bir maile cevap almamanız mümkün değildir. Akademik hayatınızda insanlara karşı tutumunuz oldukça profesyonel olmalı. Konu bakımından yazacağınız e-mailler asla kişisellik içermemelidir. Örneğin, erkek arkadaşınızla kavga ettiğinizden ötürü derse gelmeyeceğinizi hocanıza yazmamalısınız.
Her ne kadar üniversitelerde bir eğitim kurumu olsa da, üniversitenin lise ya da orta orta okul olmadığını unutmamalısınız. Size eğitim veren kişilerin sizden yaş olarak büyük olduğunu, bilgi ve birikim konusunda daha önde olduğunu ve üniversitenin akademik hayatınızın başlangıcı olacağını unutmamalısınız.
Öğrencilik hayatınızın belki de son noktasını üniversitede koyacağınızı düşünürsek, ders başarınızın yanında, insanlarla nasıl iletişim kuracağınızı, diyalog halinde neler yapıp yapmamanız gerektiğini, bu duygularınızın eksik olduğunu farkında olsanız bile geliştirmeli ve insanlara bunu yansıtmalısınız.
Peki 7 ipucu ile nasıl akademik e-mail hazırlayabiliriz?
- En başta crazyboy18@hotmail.com gibi bir mail adresi kullanıyorsanız o adres üzerinden sakın kimseye mail atmayın. Tercihen ogrenci.edu okul adresinizden, yoksa da burakeken@gmail.com gibi adınızı, soyadınızı içeren düzgün mail adresleriyle mesaj atın.
- Konu başlığınızın net ve anlaşılır olması gerekmektedir. “Hocam çok acil, noluuuuuuur” gibi başlıklar içeren mailleriniz muhtemelen okunmadan silinecektir. Düzgün bir başlık yazmalı, dersiniz ile alakalıysa “201 Edebiyat dersi” gibi başlangıç yapmalısınız.
- Maile başlarken sade ve saygılı bir dille giriş yapın. Samimiyet derecenize göre “Merhaba hocam, Sayın Prof. Seda Aydın” gibi başlangıçlarla hocanızın ilgisini çekebilirsiniz.
- Mailin başında kendinizi tanıtmanız gerekmektedir. Hocanızın bir çok sınıfı ve öğrencisi olduğunu düşünürsek, “Hocam merhaba ben Gizem” dediğinizde hocanız hangi Gizem ? diye düşünecektir. Doğru olan ise “Ben TK201.01 dersinden 56398542 numaralı Gizem Tokgöz” yazmanız olacaktır. Böylece hocanız isimden tanıyamasa bile numaranız üzerinden bakarak sizi tanıyacaktır.
- Kendinizi tanıttıktan sonra, yazdığınız maili uzatmadan, sade bir şekilde konuya giriş yapın. Örneğin, 1 Haziran 2020 tarihli dersimize raporlu olarak katılamayacağım. Derste grup çalışması yapacağımızı bildiğim halde raporlu olduğumdan ötürü katılamayacağımı size bilgilendirmek istedim. Bundan dolayı üzgün olduğumu belirtmek isterim diyebilirsiniz.
- Eğer bir rica maili atacaksınız bunu olabildiğince en kısa ve sade şekilde yapmalısınız. “Eğer sizin için uygun olursa, grup çalışmasına bir sonraki ders geldiğimde devam etmek istiyorum. Katılım sağlayamadığımdan ötürü derse geldiğimde üzerime düşen her şeyi yapacağımı bilmenizi isterim. Diyebilirsiniz.
- Bitirirken de mailinize cevap beklediğinizi saygılı bir dille iletmelisiniz. Örneğin Eğer vakit ayırarak, mailime dönüş sağlarsanız çok sevinirim. Saygılarımla. Diyerek konuyu kapatabilirsiniz.
